Pré-enregistrement en ligne gratuit
L’arrivée commence
avant qu’ils ne sonnent.
Les voyageurs font tout depuis leur téléphone, des jours avant d’arriver : documents, photos, vos questions, la taxe de séjour. Vous vérifiez et validez depuis la réservation — à l’arrivée, il ne reste qu’à remettre les clés.
« Je peux voir vos passeports ? Et la taxe de séjour, espèces ou carte ? » Dix minutes dans l’entrée, après un long voyage.
Récupérer les documents, répondre aux mêmes questions et encaisser à la porte, c’est le moment le plus lent de chaque arrivée — pour vous, et pour des voyageurs qui veulent juste poser leurs valises.
Quatre étapes, comme un achat en ligne
Un lien, aucune application à installer. Le voyageur voit toujours où il en est et ce qu’il reste.
Documents et données
Une fiche par personne. Il scanne sa pièce d’identité et les champs se remplissent tout seuls.
Vos questions
Heure d’arrivée, services, préférences : vous les écrivez une fois.
Récapitulatif
Le voyageur relit tout avant de confirmer, et corrige d’un geste.
Paiement
La taxe de séjour, seulement quand elle est due. Puis un merci avec vos contenus.
Étape 1 : les champs remplis depuis le document.
La pièce d’identité se lit toute seule.
Le voyageur photographie le recto et le verso, ou charge une image de sa galerie. Welcoo lit la bande avec les symboles <<< et remplit nom, date de naissance, document et nationalité en contrôlant les chiffres de vérification : une donnée qui ne colle pas reste vide, jamais fausse.
Les bonnes questions, avant l’arrivée.
Écrivez vos questions dans votre langue : Welcoo les traduit pour chaque voyageur. Une ou plusieurs réponses, obligatoires ou facultatives.
Étape 2 : vos questions.
Étape 4 : le paiement de la taxe.
La taxe de séjour, déjà payée.
Si vous encaissez la taxe en ligne, la dernière étape est le paiement : le montant est calculé sur les dates de naissance, nuit par nuit, et seulement s’il est dû. Le pré-enregistrement se confirme tout seul une fois le paiement réussi.
Vous le validez depuis la réservation.
Quand un voyageur confirme, vous recevez un e-mail et une notification sur le téléphone. Ouvrez la réservation : données, photos, réponses et paiement sont là. Validez, ou renvoyez-le avec une note qui lui parvient comme un message, dans sa langue.
Dans votre panneau : l’onglet Pré-enregistrement sur chaque réservation.
À l’arrivée, seulement le visage.
Avec la vérification biométrique, la pièce d’identité photographiée depuis chez soi devient la référence : à l’arrivée, le voyageur montre son visage, Welcoo le compare à la photo et vérifie qu’il s’agit d’une personne réelle.
Ce qui change pour vous
L’arrivée devient un bonjour et un trousseau de clés.
Plus de documents à la porte
Données et photos arrivent avant le voyageur, déjà vérifiées par vous.
Des questions déjà répondues
Horaires et préférences connus avant le séjour, pas au téléphone le jour même.
Taxe déjà encaissée
Ni espèces, ni monnaie, ni relances.
Questions fréquentes
Le voyageur doit-il installer une application ?
Non. Il reçoit un lien et ouvre le pré-enregistrement dans le navigateur de son téléphone, dans sa langue.
Quels documents peuvent être lus ?
Les cartes d’identité et passeports avec une bande de lecture optique, de tous pays. Si la lecture échoue, le voyageur remplit à la main et les photos restent valables.
Et les mineurs ?
Pas de photos du document pour les moins de 18 ans : les données suffisent. Le scan est facultatif et la photo n’est pas conservée.
Combien de temps sont gardées les photos des documents ?
Elles sont supprimées automatiquement 30 jours après l’arrivée. La lecture du document n’enregistre rien : elle lit seulement le texte.
Puis-je poser des questions différentes selon le canal ?
Oui. Chaque question vaut pour toutes les réservations, ou seulement pour les canaux choisis.
Trois étapes, quelques minutes
Activez le Pré-enregistrement dans vos fonctions avancées.
Écrivez vos questions et le message final sur la page Pré-enregistrement, dans l’éditeur.
Envoyez le lien avec la confirmation de réservation. Chaque pré-enregistrement apparaît sur sa réservation, prêt à valider.
Accueillez des voyageurs, pas des papiers.
Gratuit à activer, comme toutes les fonctions de Welcoo.
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